書評－主導時間才能享受自主生活
文/李延華 (記者) 2007-02-04
優秀的系統管理者是靠管理混亂維生的，只要學會不為瑣事瞎忙，即可取回生活的主控權。
你上班第一件事情是做什麼呢？相信大部分的人都跟我一樣，打開電腦之後，就很自然地開啟電子郵件和新聞網站，然後就陷入茫茫資訊大海中，再次回神時，才發現已經浪費大半天的時間了。
《時間管理－給系統管理者》一書的作者Thomas A. Limoncelli便提醒我們：停！先別查看郵件和新聞網頁，花10分鐘計畫你的一天吧！
大腦不可靠，請提筆寫下
沒錯，在慨嘆「忙、茫、盲」的同時，其實我們未必有效地運用時間，作者集15年系統管理工作經驗之大成，萃煉出最重要的密訣就是－記下每件事。
一個人在短時間之內，平均而言，可以記住7±2件事情。所以作者強調不要相信大腦，把所有事情都記在腦子裏，不僅浪費記憶體，而且完全不可靠，更重要的是還會連帶產生壓力。
相信很多人都有共同的經驗：總在不經意、尤其是夜深人靜的時候，蹦出不錯的想法，或在這種時候才想起工作上萬萬不能遺漏的重要事項，然而隔天回到辦公室，卻怎麼也想不起昨晚翻來覆去一整夜的原因是什麼。
所以作者建議隨身攜帶筆記本或PDA，想到任何事情就馬上記下來，而且工作和生活瑣事全記在同一本，這是避免工作入侵非工作時間的重要防線，在記下來後就可以放心地清空記憶體了。
計畫引導工作，而非工作箝制計畫
把事情寫下來，固然可以幫助我們不遺漏任何事，而工作更有效率的方法就要靠「計畫」。誠如本文前述所言：每天的「一開始」花10分鐘計畫一天的行程，然後讓行事曆引導每日的工作。記住：是「一開始」，而不是盡情悠遊網海之後。
「計畫」幫助我們整理出一天、一月、一季、一年甚至更長期的工作表，然後再依重要性排列執行的優先順序。當你發現一整天的行程超出上班時間，書中提到了各種解決的方法，包括把低優先權的工作移到明天、縮小工作範圍、或者委派別人處理等，都是不錯的選項。
但作者強調：「加班是最錯誤的做法。」因為吃得好、睡得好又擁有正常的社交生活，才能工作得更好。所以當一天結束時，多數工作已經依計畫從行事曆中一一槓掉了，而低優先權又未完成的工作就移到明天。
作者強調這麼做是「沒有全部完成，卻有管理」，雖然低優先權的工作被移到明天，但重點是沒有被遺忘，所以可以面帶微笑地離開辦公室了。
別為瑣事瞎忙
當然，一切都順利地依計畫行事是天真的想法，我們每天在公司「瞎忙」的時間居多，一通電話就可以打斷寫程式的思緒，要再回到專心一致的「神馳」狀態大約要15分鐘。《天才當家》作者便發現有許多程式中的臭蟲是在被打擾之後，再回頭寫程式時產生的。
為了避免這種情況，除了善用筆記，排除大腦塞滿不重要的瑣事之外，更要想辦法「導引」可能的干擾遠離我們。系統管理者除了重要的專案、維運、管理與規畫等 工作之外，還需要服務企業的每一個使用者，處理郵件設定、無法連網、開不了機、忘記密碼等問題。這些事情重要性不高，卻必須盡快處理，然而一再被瑣事牽 絆，就會拖累更重要的工作。
因此作者提出塑造專心一致的工作環境的方法，首先資訊部門應該任務編組，例如早上由A組坐陣前線負責處理使用者的問題，B組可以專心在專案的工作，下午再互換，讓大家都擁有半天以上可以專心工作的時間。
此外，建置一套請求追蹤系統，就可以避免使用者為了小事，無預警地出現在你面前，不僅打斷了重要的工作，還順帶聊了很久的八卦。這在開放源碼社群 網站即可找到免費的解決方案。自動化的好處，是當使用者填了一張問題請求單（Ticket），系統將會寄出帶有編號的回覆，這比起讓使用者寄發電子郵件， 卻沒有收到任何回應，就像把問題提交給一個「空洞」好多了。
我們必須努力讓使用者養成習慣，改以郵件或者請求支援系統發出問題請求單，取代電話、親臨甚至在走道上相遇，而被抓去解決問題的危險。此舉不但可 大量排除被干擾的機率，也可避免我們轉個身就忘了他們的請求，或者放在腦子裏占用記憶體造成壓力。擔心緊急的事情留在郵件中被忽略嗎？放心，真正緊急的系統，不是在既有的監控範圍下，就是使用者會衝到你面前。
善用高效時段
每天工作的第一小時，通常是辦公室最安靜的時候，所以與其查看郵件或新聞，不如拿來處理重要的事情，產能將是其他時間的數倍。作者甚至建議如果第一小時的運用情況順利的話，再提早一個小時上班，就可以擁有2小時的超強產能時間。
此外，隨著每個人生理時鐘的不同，都額外有一小時是可以集中精神的高能量時段，作者稱之為「大腦時間」，可能是在下午，也可能是在半夜。找出你最能集中精神的大腦時間，留給最重要的專案，將大幅提升工作效率。
排除浪費時間
提到工作上浪費時間的事件，處理郵件和開會應該是大家共同的感受。書中特別獨立一章討論郵件處理的方法，其中最重要的關鍵只有「刪掉」二字。不管是備份、分類處理或者回應訊息，郵件最後的終點就是被刪除，否則以後一定又會浪費時間重看那些內容。
而會議很多時候是一種苦難，因為「會而不議，議而不決」是常見的狀況。所以作者把會議分為狀態會議與工作會議兩種，狀態會議是每個人報告專案的進度，確認 後就結束；而工作會議則只召集相關人士討論重要決策。如果狀態會議中發現需要進一步討論的事情，就另啟一個工作會議，否則就是在浪費每個人的時間。
此外，為了避免遲到造成會議拖延時間，主持者一定要準時開始，把重要的事情擺在最前面，並且不要為遲到者重覆之前的內容，人們自然會準時出席。
優先順序的智慧，關乎你未來的仕途
如何排列工作上的優先順序呢？有一些一般性的通則，例如先處理緊急的事情，或者根據客戶的期望排定次序等。但書中還談到了一些更有趣的事情，甚至可以說是一種職場的智慧。例如上司要我們做的小事，即使會干擾到重要的工作，也要立刻去做。（別白目到請他去寫一張問題請求單）
除了現實面的理由（他決定你的薪資和升遷）之外，還有更重要的原因，就是可能涉及公司的重要決策或整體藍圖，老闆也許在組合更大型的規畫或預算，而你的答案，可能拖住他一整天。
作者甚至建議「管理」我們的上司。這聽起來是多麼工於心計的說法呀！但其實是很實際的內容。你常搞錯重點，專注心力在不重要的事情嗎？作者曾經當面詢問多 個上司他們的目標，以及協助他們達成目標的方法，然後重新調整工作的優先順序，全力協助老闆達成他的工作績效。這個道理很簡單，我們的老闆也有老闆，幫助 老闆達成他的目標，才能製造雙嬴的局面。
如果你更積極一點的話，不如讓主管知道你的職涯目標，這聽起來挺「Over」的，因為東方人習慣默默耕耘，期待上司發現我們某方面的長才，但你確定老闆了解你的心意嗎？你努力的方向又是正確的嗎？
我們可能搞錯了重點，才會造成今日理想與現實背道而馳的結果。作者在學生時代，就曾鼓起勇氣告訴學校的主管，希望成為電腦中心的主任，老闆分析了 一會兒之後，明白告訴他在未來的經歷中要有的成就與表現，才可能得到那個位置，於是他有了努力的目標與明確的優先順序，最後也得到了那個位置。
作時間的主人
從工作擴及到生活，甚至人的一生，都需要管理與計畫，當你寫下了心中的夢想，可能只是模糊的概念，但再逐步列出執行的細節，就可以勾勒出明確而具體的步驟與方法。
雖然說克服人性的弱點並不容易，與同事聊天交流情感，或者看看朋友寄來的笑話，並不是罪惡，重點在於控制偷閒的程度。當你學會管理時間，時間即為你所用。
雖然說這是一本給系統管理者的書，但對於工作內容與系統管理毫不相關的人而言，卻仍然相當受用。這更是一本值得推薦給IT工作者的好書。
